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Was man beim Dateien teilen über OneDrive beachten sollte
Was man beim Dateien teilen über OneDrive beachten sollte
Dateien über OneDrive zu teilen ist einfach und bequem. Bevor man mit allen möglichen Personen Dateien teilt, sollte man sich aber einige Gedanken machen.
Ist es sinnvoll jedes Dokument einzeln zu teilen oder würde man nicht besser einen gemeinsamen Ordner erstellen und alle gemeinsamen Dateien dort drin ablegen. Mit der Zeit verliert man nämlich etwas die Übersicht.
Geteilte Links sind, ausser man hat es anders eingestellt, für alle die den Link haben für unbeschränkte Zeit einsehbar und bearbeitbar.
Geteilte Links funktionieren nur solange, bis der/die Besitzerin die Schule Mösli verlässt. Danach gehen geteilte Dateien für immer verloren. Wenn man dies nicht will, dann könnte man in Teams ein Team oder einen privaten Kanal anlegen um Dateien auszutauschen.
Empfehlung ICT-V:
Möglichst wenig aus OneDrive heraus teilen.
Geteilte Dateien immer zeitlich beschränkt teilen.
Möglichst Dateien nur für "Personen in Schulen Ostermundigen" teilen.
Wenn Dateien für jeden, der den Link hat, freigegeben werden, dann ein Passwort verwenden, um den Zugriff einzuschränken.
Dateien teilen Anleitung
Dateien teilen Anleitung
Man muss im Dateiexplorer lediglich zum Ort hin navigieren, wo der geteilte Inhalt ist, auf den Ordner oder die Datei einen Rechtsklick machen und dann aus den verschiedenen Optionen auswählen. Falls man Online über einen Browser ins Onedrive geht, so funktioniert es genau gleich. Rechtsklick auf den Ordner oder die Datei und dann Teilen anklicken
Die Standarteinstellung ist "Jeder mit Link kann bearbeiten". Es sollte nie nur diese Einstellung gewählt werden und immer manuelle Anpassungen vorgenommen werden. Um manuelle Anpassungen vorzunehmen klicke auf "Jeder mit dem Link kann bearbeiten". Man gelangt zu den Freigabeeinstellungen.
Mehr dazu im nächsten Schritt.
Freigabeeinstellungen
Freigabeeinstellungen
Hier wird festgelegt, mit wem die Datei geteilt wird.
"Jeder" - meint jeder mit Link. Sinnvoll, wenn die Person mit welcher die Datei geteilt wird, kein Microsoft Konto hat. Hier ist es sinnvoll Einschränkungen bei den Optionen 2 - 5 zu machen!
"Personen in Schulen Ostermundigen" - nur wer sich mit einem Konto der Schulen Ostermundigen anmeldet, erhält Zugang auf die Datei. Wenn möglich immer diese Option wählen.
Festlegen ob bearbeiten möglich sein soll, oder die Datei nur angezeigt werden darf.
Ausser man will, dass Personen bearbeiten dürfen, immer die Option "Kann anzeigen" wählen.
Ablaufdatum des Links
Damit in deinem OneDrive kein wildwuchs an geteilten Links entsteht, immer ein Ablaufdatum festzulegen.
Kennwort festlegen
Wenn bei Option 1 die Option "Jeder" gewählt wurde, empfehle ich dringend, ein Kennwort festzulegen und den Personen, die den Link erhalten, das Kennwort mitzuteilen.
Download blockieren
Hier kann man das herunterladen blockieren. Allerdings hindert dies niemanden daran, Screenshots oder Screencasts von geteilten Inhalten zu machen!
Kennwortgeschützte Links sehen für den Empfänger wie auf dem Bild ersichtlich aus.
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